הפקת נשפי סיום י"ב — בתי הספר העל-יסודיים בכפר סבא

מבוא ורקע

הנהגת הורים עירונית כפר סבא (להלן: "ההנהגה") פונה בזאת לגורמים מקצועיים בהזמנה להציג הצעות למתן שירותי הפקה מלאה לאירועי נשפי סיום י"ב עבור בתי הספר העל-יסודיים בעיר, לשנת הלימודים תשפ"ז.

מטרת קול קורא זה היא לרכז את המידע על הספקים הפועלים בתחום תחת מסגרת אחידה ושקופה, ולאפשר לכל גורם מקצועי המעוניין להציג הצעה מסודרת לעיון צוות ההערכה מטעם ההנהגה ולהמלצה בפני ועדי ההורים הבית-ספריים.

אין בפנייה זו משום מכרז, ואין בה כדי ליצור התחייבות כלשהי מצד ההנהגה כלפי מי מהמציעים.

תפקיד ההנהגה — הבהרה

למען הסר ספק, ועל מנת שהדברים יהיו ברורים לכל המציעים מראש:

• הנהגת הורים עירונית כפר סבא משמשת בהליך זה כגורם מתאם, מרכז וממליץ בלבד.
• ההנהגה אינה צד לחוזה כלשהו שייחתם בין מפיק לבין בית ספר או ועד הורים בית-ספרי.
• ההנהגה אינה נושאת באחריות כספית או משפטית כלפי מי מהצדדים, לרבות בכל הנוגע לתשלומים, לביצוע האירוע או להתחייבויות שייטלו הצדדים זה כלפי זה.
• ההנהגה אינה מתחייבת לבחור בהצעה כלשהי, אינה מתחייבת להמליץ על ספק כלשהו, ורשאית שלא לקדם את ההליך כלל — הכל לפי שיקול דעתה הבלעדי וללא חובת הנמקה.
• ההחלטה הסופית בדבר בחירת המפיק נתונה לכל בית ספר ולוועד ההורים הבית-ספרי בנפרד.

היקף ההתקשרות

• הפקת נשפי סיום י"ב עבור שכבות י"ב בבתי הספר העל-יסודיים בעיר כפר סבא.
• המסגרת המוצעת מתייחסת לשנת הלימודים תשפ"ז, עם אפשרות להמשך בשנה נוספת בהסכמת הצדדים.
• ייתכן שיומלץ על ספק מוצע אחד לכלל בתי הספר, או על ספקים מוצעים שונים לכל בית ספר — בהתאם לשיקול דעתם של צוות ההערכה והנציגות, ולהחלטת כל בית ספר בנפרד.

מה אנחנו מחפשים

• ניסיון מוכח בהפקת נשפי סיום — לא רק ותק כללי בתחום האירועים.
• גיבוי ביטוחי מלא וניהול עסקי תקין ומסודר.
• יכולת לספק שירות אמין ומקצועי לאורך כל התהליך — מהתכנון ועד האירוע עצמו.
• גישה שקופה כלפי ועדי ההורים בכל הנוגע לעלויות ולתנאים.

מפרט השירותים הנדרשים

• שכירת אולם/מתחם אירועים מתאים לגודל השכבה ולדרישות הבטיחות.
• הגברה ותאורה מקצועית, במה, ואפקטים בהתאם לקונספט הנבחר.
• תוכן אמנותי — DJ ו/או הופעה, בהתאם לתקציב ולרצון נציגות השכבה.
• מערכת כרטוס ותשלומים דיגיטלית, כולל מעקב נוכחות ותשלומים בזמן אמת.
• ביטוח אירוע ואבטחה, בהתאם לדרישות משטרת ישראל והרשות המקומית.
• ליווי הפקתי מלא מול ועד ההורים ונציגות השכבה, מהתכנון ועד תום האירוע.
• מדיניות ביטול והחזרים ברורה, המפורטת מראש בהצעה.

שיקולים לבחירה והמלצה

ההצעות ייבחנו על ידי צוות ההערכה מתוך ראייה כוללת. אין מדובר בניקוד משוקלל או בנוסחה מחייבת, אלא בשיקולים המנחים את הבחינה וההמלצה:

• מחיר — סבירות המחיר המוצע ביחס לתכולה, ושקיפות מלאה של העלויות.
• ניסיון ותק בתחום — במיוחד ניסיון מוכח בהפקת נשפי סיום.
• איכות ההצעה והקונספט האמנותי — התאמה לאופי השכבה ולציפיות התלמידים.
• שירות, אמינות והמלצות — חוות דעת מוועדי הורים ומבתי ספר שעבדו עם המציע.

משקלם של השיקולים אינו קבוע מראש, וההנהגה אינה מתחייבת להמליץ על ההצעה הזולה ביותר או על הצעה כלשהי. ההחלטה הסופית נתונה בכל מקרה לכל בית ספר ולוועד ההורים הבית-ספרי.

תנאים עיקריים

• המסגרת מתייחסת לשנת הלימודים תשפ"ז, עם אפשרות להמשך בשנה נוספת בהסכמת הצדדים.
• תנאי התשלום הסופיים ייקבעו בהסכם מול כל בית ספר בנפרד, על בסיס המחיר שהוצג בהצעה.
• מדיניות הביטול וההחזרים תיקבע בהסכם הסופי בין המפיק לבין בית הספר או ועד ההורים הבית-ספרי.
• אין בהליך זה דרישה לערבות ביצוע או לערבות כלשהי מצד המציע.

מציע חלופי — "כשיר שני"

צוות ההערכה מטעם ההנהגה רשאי לקבוע, לצד הספק המוצע, מציע נוסף שיוגדר כ"כשיר שני".

• קביעת כשיר שני היא זכות של ההנהגה ואינה חובה, ואין בה כדי להקנות למציע כלשהו זכות, מעמד או ציפייה להתקשרות.
• ככל שההתקשרות עם הספק המוצע לא תצא אל הפועל, תופסק, תבוטל או לא תמומש מכל סיבה שהיא — תהיה ההנהגה רשאית, אך לא חייבת, לפנות למציע שנקבע ככשיר שני ולהמליץ עליו בפני בתי הספר, בהתאם לתוצאות ההליך.
• אין בקביעת כשיר שני משום התחייבות לפנות אליו, להמליץ עליו או להתקשר עמו. ההנהגה רשאית, לפי שיקול דעתה הבלעדי וללא חובת הנמקה, לפרסם הליך חדש, לפנות למציעים אחרים או שלא לפעול כלל.
• מעמד הכשיר השני יעמוד בתוקפו עד תום שנת הלימודים תשפ"ז, אלא אם החליטה ההנהגה אחרת.
• בכל מקרה, ההחלטה הסופית בדבר התקשרות עם הכשיר השני נתונה לכל בית ספר ולוועד ההורים הבית-ספרי בנפרד, בהתאם לאמור בסעיף "אופן ההתקשרות והחתימה".

אופן ההתקשרות והחתימה

ההתקשרות המשפטית והסכם ההפקה הסופי ייחתמו באופן עצמאי ונפרד, ישירות בין המפיק לבין כל בית ספר (או ועד ההורים הבית-ספרי), ללא מעורבות ההנהגה כצד לחוזה.

• כל בית ספר מתקשר בנפרד, בהסכם משלו, ובתנאים שסוכמו בינו לבין המפיק.
• ההנהגה אינה חותמת על ההסכם, אינה ערבה לו ואינה אחראית לקיומו.
• תשלומים מועברים ישירות בין הצדדים להסכם, ואינם עוברים דרך ההנהגה.
• כל מחלוקת בנוגע להסכם תתברר בין הצדדים החתומים עליו בלבד.

אופן הגשת ההצעה

ניתן להציג הצעה ישירות דרך הטופס בתחתית עמוד זה. יש למלא את כל השדות הנדרשים, לרבות מחיר הכרטיס המוצע. הצעה תיחשב מלאה רק אם היא כוללת את כל הפרטים המבוקשים.

בנוסף למילוי הטופס, על המציע לצרף:

• מפרט ההצעה — פירוט מלא של השירותים, הקונספט והתכולה המוצעת.
• ההסכם עליו חותמים — נוסח ההסכם שהמציע נוהג להחתים עליו את בתי הספר, כפי שייחתם ישירות מול כל בית ספר.

את המסמכים יש לצרף בשיחת הוואטסאפ מיד לאחר שליחת פרטי הטופס.

לוח זמנים: תום ההגשות ביום 30 באוגוסט 2026 בשעה 12:00. בחירת הספק העירוני הנבחר, שעליו תמליץ ההנהגה בפני בתי הספר, תיעשה עד ליום 10 בספטמבר 2026. ההנהגה רשאית להאריך או לשנות מועדים אלה, וכן שלא לבחור ספק כלל — לפי שיקול דעתה הבלעדי וללא חובת הנמקה.

הערות כלליות

• ההנהגה רשאית שלא להתייחס להצעה חלקית או לא מלאה.
• ההנהגה רשאית להזמין מציעים לשיחה ו/או להצגת קונספט בפני הנציגות.
• המציעים יעודכנו בהתקדמות ההליך תוך זמן סביר.
• אין בהליך זה, בשלביו או בתוצאותיו, כדי ליצור התחייבות של ההנהגה כלפי מי מהמציעים.