מבוא ורקע
פורום ועדי ההורים העירוני בכפר סבא (להלן: "המזמין") מבקש בזאת לקבל הצעות מגורמים מקצועיים למתן שירותי הפקה מלאה לאירועי נשפי סיום י"ב עבור בתי הספר העל-יסודיים בעיר, לשנת הלימודים תשפ"ז.
מטרת מכרז זה היא לרכז את תהליך בחירת המפיק/ים תחת קריטריונים אחידים, שקופים ותחרותיים, ולאפשר לכל גורם מקצועי המעוניין להגיש הצעה מסודרת להערכת ועדת המכרזים מטעם המזמין.
היקף ההתקשרות
- הפקת נשפי סיום י"ב עבור שכבות י"ב בבתי הספר העל-יסודיים בעיר כפר סבא.
- תקופת ההתקשרות: שנה אחת (תשפ"ז), עם אופציה להארכה בשנה נוספת בהסכמת הצדדים.
- המזמין שומר את הזכות לבחור זוכה אחד לכלל בתי הספר, או זוכה/זוכים נפרדים לכל בית ספר — לפי שיקול דעתה של ועדת המכרזים.
מה אנחנו מחפשים
- ניסיון מוכח בהפקת נשפי סיום — לא רק ותק כללי בתחום האירועים.
- גיבוי ביטוחי מלא וניהול עסקי תקין ומסודר.
- יכולת לספק שירות אמין ומקצועי לאורך כל התהליך — מהתכנון ועד האירוע עצמו.
- גישה שקופה כלפי הוועד בכל הנוגע לעלויות ולתנאים.
מפרט השירותים הנדרשים
- שכירת אולם/מתחם אירועים מתאים לגודל השכבה ולדרישות הבטיחות.
- הגברה ותאורה מקצועית, במה, ואפקטים בהתאם לקונספט הנבחר.
- תוכן אמנותי — DJ ו/או הופעה, בהתאם לתקציב ולרצון נציגות השכבה.
- מערכת כרטוס ותשלומים דיגיטלית, כולל מעקב נוכחות ותשלומים בזמן אמת.
- ביטוח אירוע ואבטחה, בהתאם לדרישות משטרת ישראל והרשות המקומית.
- ליווי הפקתי מלא מול ועד ההורים ונציגות השכבה, מהתכנון ועד תום האירוע.
- מדיניות ביטול והחזרים ברורה, המפורטת מראש בהצעה.
אמות מידה לבחירת הזוכה
| קריטריון | משקל |
|---|---|
| מחיר | 40% |
| ניסיון ותק בתחום | 25% |
| איכות ההצעה והקונספט האמנותי | 20% |
| שירות, אמינות והמלצות | 15% |
המזמין אינו מתחייב לקבל את ההצעה הזולה ביותר או כל הצעה שהיא, ורשאי לקבוע מציע נוסף כ"כשיר שני".
תנאי התקשרות עיקריים
- תקופת ההתקשרות: שנה אחת, עם אופציה להארכה בשנה נוספת בהסכמת הצדדים.
- תנאי תשלום סופיים ייקבעו בהסכם מול כל בית ספר בנפרד, בכפוף למחיר שנקבע במכרז.
- מדיניות ביטול תיקבע בהסכם ההתקשרות הסופי ותובא לאישור המזמין לפני חתימה.
- המזמין רשאי לדרוש ערבות ביצוע בגובה של עד 5% משווי ההתקשרות השנתי.
אופן הגשת ההצעה
ניתן להגיש מועמדות ישירות דרך הטופס בתחתית עמוד זה. יש למלא את כל השדות הנדרשים, לרבות מחיר הכרטיס המוצע. הגשה תיחשב מלאה רק אם כוללת את כל הפרטים המבוקשים.
בנוסף למילוי הטופס, על המציע לצרף להגשה:
- מפרט ההצעה — פירוט מלא של השירותים, הקונספט והתכולה המוצעת.
- ההסכם עליו חותמים — נוסח ההסכם המוצע להתקשרות, כפי שיוחתם מול הזוכה.
את המסמכים יש לצרף בשיחת הוואטסאפ מיד לאחר שליחת פרטי הטופס.
הערות כלליות
- המזמין רשאי לפסול הצעה חלקית או לא מלאה.
- המזמין רשאי לזמן מציעים לריאיון ו/או להצגת קונספט לפני קבלת ההחלטה הסופית.
- תוצאות המכרז יימסרו בכתב לכל המציעים תוך זמן סביר ממועד ההחלטה.